Alles over Online Black Box

Online Black Box is ontworpen om de zwarte doos met onderhoudstaken te digitaliseren.

Als beheerder registreer je de vergaderzaal, en maak je alle jobkaarten aan uit de zwarte doos. Gemeenteleden krijgen via onlineblackbox.org toegang tot de kaarten van de gemeente en kunnen taken als afgewerkt markeren samen met de nodige opmerkingen. Jij en andere aangestelde beheerders kunnen op eenvoudige manier de geschiedenis en statistieken van de zwarte doos bekijken.

Je kunt voor elke fysieke jobkaart in de zwarte doos een digitale versie maken. Elke kaart bestaat uit taken, die je afzonderlijk kunt toevoegen en afwerken. Ga naar "Beheer" in de navigatiebalk. Log in met je gebruikersnaam en wachtwoord en ga dan naar "Kaarten". Je kunt bijna alle velden gebruiken: denk maar aan vaardigheidsniveau, opmerkingen, kwartaal waarin de kaart moet worden voltooid.

Stel in om de hoeveel maanden een kaart gedaan moet worden. Stel dit in bij creatie van de kaart of pas het later aan. Ga naar "Beheer", dan "Kaarten", klik op de gewenste kaart en druk op "Aanpassen". Je kunt via "Onderhoud" per kwartaal zien welke kaarten dringend zijn. De dringendheid van een kaart wordt bepaald door een deadline te berekenen (deadline = laatste afwerkingsdatum + frequentie, bijvoorbeeld: een kaart is op 1 januari 2023 voltooid en moet elke 3 maand gedaan worden. Dan is de deadline: 1 januari 2023 + 3 maanden = 1 april 2023). Het metertje in groen/geel/rood bij elke kaart onder "Onderhoud", toont hoe dicht je bij de deadline staat. Als er rond de 80 (bij langere frequenties 90) procent van de beschikbare tijd verstreken is, wordt het metertje geel, met de boodschap "Binnenkort actie vereist". Na 90 (bij langere frequenties 95) procent wordt het metertje rood, met de boodschap "Dringend actie vereist"

Elke kaart die je toevoegt krijgt automatisch het volgende nummer (na het hoogste huidige nummer) toegewezen. Het kaartnummer kun je vervolgens via de knop "Nummering aanpassen" rechtsboven aanpassen. Je kunt via deze knop een selectie van nummers verhogen en verlagen en kaarten van nummer laten wisselen.

Het is mogelijk om een afgewerkte taak, terug te draaien. Ga naar "Beheer", dan "Kaarten", klik op de gewenste kaart en op "Aanpassen". Rechtsboven in het tekstvak van de taak, vind je een groene knop "Afgewerkt". Druk hierop. Sla daarna de kaart weer op. Er wordt dan automatisch een formulier aangemaakt waarop je de terugdraaiing kunt zien. Wil je de afwerkingsdatum van de volledige kaart veranderen of terugdraaien? Ga naar "Beheer", dan "Kaarten", klik op de juiste kaart, klik op "Aanpassen", en selecteer onder veld "Laatste keer afgewerkt" een van de vorige afwerkingsdata of voer zelf een manuele afwerkingsdatum in. Let op: als je de afwerkingsdatum aanpast, verdwijnen alle afwerkingsdata die dateren van na de nieuwe afwerkingsdatum. De nieuwe afwerkingsdatum wijzigt uiteraard de deadline en dringendheid van de kaart.

Als je een kaart verwijdert, kan je die nooit meer terugkrijgen. Als je niet zeker bent of je deze kaart nog nodig zult hebben of je wil deze gewoon even uit het overzicht hebben, kun je deze kaart op onzichtbaar zetten. Ga naar "Beheer", dan "Kaarten", klik op de gewenste kaart en dan op "Onzichtbaar maken". Je kunt de kaart op dezelfde manier weer zichtbaar maken.

Denk goed na voor je een naam kiest voor je locatie. Deze kun je achteraf niet meer veranderen. Als je vergaderzaal door verschillende gemeentes gebruikt wordt, kun je bijvoorbeeld beter de plaatsnaam kiezen als naam dan een specifieke christelijk gemeente (bv. Brugge in plaats van Brugge-Zuid).

Ga naar "Beheer" en klik onderaan op "Nieuwe gemeente registeren". Kijk of je gemeente in de lijst staat. Zoniet, kun je je gemeente registreren via het formulier.

Eens je je geregistreerd hebt, krijgt de hoofdbeheerder van onlineblackbox.org een mailtje waarna hij je kan opbellen om te verifiëren wie je bent en even te overleggen voor je de applicatie begint te gebruiken. Dit kan 1-2 werkdagen duren. Hij zal dan de account openzetten en zorgen dat je kunt beginnen met het maken van de kaarten.

Na je registratie is het bedoeling dat je je kaarten aanmaakt en kijkt welke andere gebruikers je wilt aanmaken, zoals een account voor een onderhoudstrainer of een andere broeder in de gemeente.

Het is belangrijk dat je, zeker voor beheerdersaccounts, sterke wachtwoorden kiest van minstens 12 tekens met speciale tekens, cijfers en hoofdletters.

Het is begrijpelijk dat je voor een hele gemeente een makkelijker wachtwoord of code wil toewijzen. Kies voor een code van minstens 6 cijfers (uiteraard geen 123456, 111111 of... 1914). Je kunt deze code altijd veranderen via "Beheer", "Beheerders", en bij je gemeentenaam druk je op "Code veranderen"

Vraag een medebeheerder een nieuw account voor je te maken via "Beheer", dan "Beheerders" en dan "+toevoegen" onder de beheerderslijst. Ben je de enige beheerder en heb je dus geen toegang meer? Stuur een mailtje naar info@onlineblackbox.org, dan krijg je een nieuw wachtwoord door.

Onder "Beheer", dan "Statistiek" vind je per kaart een geschiedenis aan formulieren en voltooiingen terug. Een negatief getal betekent dat een beheerder de voltooiing van een taak heeft teruggedraaid.

Maak altijd genoeg andere beheerders aan die je kunnen helpen met het bijhouden van formulieren alsook als back-up bij inlogproblemen. Ga naar "Beheer", dan "Beheerders" en klik op "+toevoegen".

Bij het invullen van afgewerkte taken, het versturen van een opmerking of het terugdraaien van een afgewerkte taak bij een jobkaart wordt automatisch een formulier aangemaakt. Deze vind je terug onder "Beheer", dan "Formulieren". Filter op verschillende criteria om het juiste formulier te vinden.

Een formulier krijgt altijd het label "Behandeld" of "Onbehandeld" (je kunt hierop ook filteren op de formulieren-pagina). Initieel is een formulier onbehandeld en moet hij worden bekeken door een beheerder. Deze bekijkt eventuele opmerkingen en welke taken er verricht zijn. Na de nodige actie te ondernomen hebben, drukt hij bij het formulier op "Naar archief". Op deze manier krijgt het formulier het label "Behandeld". Je kunt dit ook terugdraaien.

Er is nog geen export-optie in het portaal. Je kunt in plaats daarvan een account opmaken voor de onderhoudstrainer zodat deze toegang krijgt tot de statistieken.

Kom je er niet uit met de uitleg op deze pagina? Contacteer de hoofdbeheerder van Online Black Box via een mail naar info@onlineblackbox.org. Mijn naam is Luka Verstraete en ik kom uit gemeente Brugge-Zuid.